ソフトウェアの会計処理を徹底解説｜自社利用・市場販売の区分と資産計上・償却

ソフトウェアの制作や購入にかけたお金は、その期の費用にするものと、無形固定資産に計上して数年かけて償却するものに分かれます。分かれ目は「何のためのソフトウェアか」という制作目的です。研究開発段階の支出は費用に、将来の収益や費用削減に確実につながる部分は資産に、というように、投資の性格に応じて処理が変わります。これは、費用をそれが生む収益に対応させて計上するという、会計の基本的な考え方によるものです。

さらに、会計上の償却期間(市場販売目的は原則3年以内、自社利用は原則5年以内)と、税務上の耐用年数(複写して販売する原本は3年、自社利用は5年)にもズレがあり、実務では両方を意識する必要があります。この記事では、ソフトウェアの分類、自社利用・市場販売それぞれの会計処理と資産計上の判断、会計と税務の償却の違い、取得価額の範囲までを、研究開発費及びソフトウェアの会計処理に関する実務指針に沿って、仕訳例を交えて整理します。

ソフトウェアの分類

会計上、ソフトウェアは制作目的によって次のように分類され、それぞれ会計処理が異なります。まず自社のソフトウェアがどれに当たるかを見極めることが出発点です。

自社利用ソフトウェアの会計処理

自社利用のソフトウェアは、それを使うことで将来の収益獲得または費用削減が確実と認められる場合に、その取得費・制作費を無形固定資産に計上します。確実と認められない場合や不明な場合は費用処理します。市場で販売されている完成品を購入した場合は、通常この要件を満たすため資産計上します。自社制作の場合、確実と認められる状況になった時点から制作完了までの費用を資産計上し、制作途中はソフトウェア仮勘定で管理します。取得価額20万円の自社利用ソフトを制作し、資産計上・償却するケースです。

市場販売目的ソフトウェアの会計処理

市場販売目的のソフトウェアは、製品マスターを複製して不特定多数の顧客に販売するパッケージソフトなどです。「最初に製品化された製品マスター」が完成するまでの制作費は研究開発費として費用処理し、完成後の制作費は無形固定資産に計上します。製品マスター完成後の支出でも、内容によって扱いが分かれます。

製品マスターの制作費は、制作仕掛品をソフトウェア仮勘定、完成品をソフトウェアとして、いずれも無形固定資産に計上します。製品マスター自体は販売対象ではなく、これを複製して製品を作る点で機械装置に似た性格を持つため、棚卸資産ではなく無形固定資産として扱います。

償却方法(会計と税務)

無形固定資産に計上したソフトウェアは、償却して費用配分します。会計上の償却期間と、税務上の耐用年数は異なることがあるため、両方を確認します。

市場販売目的では、各年度末の未償却残高が翌期以降の見込販売収益を上回る場合、その超過額を一時の費用または損失として処理します。会計で3年以内、税務で3年など期間が近くても、償却方法(見込販売数量基準か定額か)の違いで各期の金額がずれ、税務調整が必要になることがあります。

取得価額に含める費用・含めない費用

ソフトウェアの取得価額は、購入の場合は購入代価に事業供用のために直接要した費用を加えた額、自社制作の場合は制作に要した原材料費・労務費・経費に事業供用費用を加えた額です。一方、導入に伴う一部の費用は取得価額に含めず費用処理します。

見落としやすい落とし穴

開発費をすべて資産計上する

ソフトウェアの制作費がすべて資産になるわけではありません。市場販売目的では製品マスター完成までは研究開発費、自社利用でも収益獲得・費用削減が確実と認められるまでは費用処理です。何でも資産計上すると、費用にすべき研究開発費まで資産に計上する誤りになります。

著しい改良を資産計上する

製品マスター完成後の支出でも、主要なプログラムの過半を作り直すような著しい改良は、研究開発費として費用処理します。通常の機能改良・強化(資産計上)と著しい改良(費用処理)を区別せず、一律に資産計上すると誤ります。改良の程度で判断が分かれます。

データ変換費用やトレーニング費用を資産に含める

旧システムからのデータ変換費用や操作トレーニング費用は、取得価額に含めず発生時に費用処理します。ソフト本体の取得価額に含めてしまうと、資産計上額が過大になります。取得価額に含めるのは、事業に使えるようにするために直接要した費用に限られます。

使わなくなったソフトを資産に残す

自社利用ソフトを利用可能期間の途中で使わなくなった場合は、機械装置などと同様に除却処理を行います。使う見込みがないのに資産に残すと、実態のない資産が計上され続けます。陳腐化などで使用見込みがなくなった時点で除却を検討します。

会計処理を決める判定フロー

想定Q&A(ソフトウェアの会計処理)

Q1. 自社利用ソフトはいつから資産計上しますか

将来の収益獲得または費用削減が確実と認められた時点からです。それより前の、確実かどうか不明な段階の費用は費用処理し、確実と認められた時点以降の制作費を資産計上するからです。反対に、いったん費用処理した部分は、後から確実になっても遡って資産計上はしません。開始時点は稟議書などの証憑で客観的に示せるようにします。

Q2. 市販のパッケージソフトを買ったら費用ですか資産ですか

原則として資産計上します。市販のソフトを購入して継続利用する場合、業務を効率的・効果的に行えると認められ、収益獲得・費用削減が確実といえることが多いからです。反対に、取得価額が少額であれば、少額減価償却資産や一括償却資産として費用化・簡便償却できる場合があります。金額と利用実態で判断します。

Q3. 製品マスターとは何ですか

複製のもとになる原本のソフトウェアです。市場販売目的では、これを複製して製品を作るため、製品マスター自体は販売対象ではなく、機械装置のように利用される資産だからです。反対に、製品マスターが完成するまでの制作は研究開発と考えられ、その費用は研究開発費として処理します。完成の判断は、販売の意思表示と重要な機能の完成などで行います。

Q4. 会計と税務で償却期間が違うとどうなりますか

申告調整で差を調整します。会計の償却期間・方法と税務の耐用年数・定額法が異なると、各期の償却額がずれるからです。反対に、償却額が税務上の限度額を超えた部分は損金にならず加算し、翌期以降に認容していきます。市場販売目的では見込販売数量基準、税務では定額法という違いが典型で、金額差の管理が必要です。

Q5. 制作途中のソフトはどの科目で処理しますか

ソフトウェア仮勘定で処理します。資産計上の対象となる制作中の費用は、完成前は仮勘定に集計し、完成時にソフトウェアへ振り替えるからです。反対に、完成品はソフトウェア勘定で無形固定資産として計上します。制作仕掛品に重要性がある場合は、区分して表示することが望ましいとされています。

Q6. バグ修正の費用は資産計上しますか

費用処理します。バグ修正などの機能維持のための費用は、資産価値を高めるものではないため、発生時の費用となるからです。反対に、機能の改良・強化で資産価値そのものを高める支出は無形固定資産に計上します。ただし、主要プログラムの過半を作り直すような著しい改良は研究開発費として費用処理します。改良の性質で分けます。

Q7. データ変換やトレーニングの費用は取得価額に入れますか

入れません。旧システムからのデータ変換費用や操作トレーニング費用は、ソフトを使えるようにするために直接要した費用とはいえないため、発生時の費用となるからです。反対に、設定・導入作業など事業に使えるようにするために直接要した費用は取得価額に含めます。何が本体の取得に直接必要かで区別します。

Q8. 自社利用ソフトの償却方法は何ですか

一般的に定額法です。自社利用ソフトは収益との直接的な対応関係が希薄で、物理的な劣化も伴わない無形固定資産のため、定額法が合理的とされるからです。反対に、サービス提供に用いるソフトで将来の獲得収益を見積もれるものは、見込販売収益に基づく償却が合理的な場合もあります。利用可能期間は原則5年以内です。

Q9. クラウドサービス(SaaS)の利用料はどう処理しますか

通常は利用期間の費用として処理します。自社がソフトウェアという資産を保有せず、サービスを利用しているだけの場合は、支払う利用料をその期間の費用にするのが基本だからです。反対に、導入にあたり自社側で相当のカスタマイズ開発を行い、資産性が認められる部分がある場合は、その部分の資産計上を検討します。契約と実態に応じて判断します。

Q10. ソフトを使わなくなったらどうしますか

除却処理を行います。利用可能期間の途中でも使用する見込みがなくなったソフトは、機械装置などと同様に帳簿から除き、除却損を計上するからです。反対に、無形資産は現物がなく除却の事実を確認しにくいため、機能の陳腐化や利用停止を示す資料で客観的に裏づけます。使用見込みの喪失を確認して処理します。

Q11. 研究開発費にした支出に税制上の優遇はありますか

要件を満たせば税額控除の対象になり得ます。研究開発目的や製品マスター完成までの制作費など研究開発費として処理した支出は、税務上の試験研究費に該当すれば、研究開発税制による税額控除の対象になり得るからです。反対に、すべての研究開発費が自動的に対象になるわけではなく、要件の確認が必要です。費用処理と税額控除は別に判断します。

まとめ

ソフトウェアの会計処理は、制作目的の分類が出発点です。研究開発目的は費用、市場販売目的は製品マスター完成後の制作費を無形固定資産に、自社利用は収益獲得・費用削減が確実なら無形固定資産に計上します。償却は会計で市場販売が原則3年以内、自社利用が原則5年以内、税務は耐用年数3年または5年の定額法で、両者のズレは申告調整で埋めます。データ変換やトレーニングの費用は取得価額に含めません。目的と段階で処理が変わる点を押さえ、証憑を整えて判断しましょう。

※本記事は作成時点の会計基準・法令および公表資料(研究開発費等に係る会計基準、研究開発費及びソフトウェアの会計処理に関する実務指針・同Q&A、減価償却資産の耐用年数等に関する省令、国税庁タックスアンサー等)に基づく一般的な解説です。仕訳例は簡略な設例です。制度・取扱いは改正により変わる場合があるため、個別の判断は最新の基準・法令の確認、または顧問税理士・公認会計士へのご相談をおすすめします。